Festschreiben der Buchführung monatlich, jährlich oder überhaupt nicht ?

[blind****]

Hallo,

DATEV äußert sich zum Thema "Festschreibung der Buchführung" u.a. wie folgt:

Zitat:Auszug aus:
http://www.datev.de, Rubrik Service, Rubrik Info-Datenbank
DATEV-Serviceinformation Dok.-Nr.: 1021644 vom 24.10.2012
Relevant für: DATEV Mittelstand classic pro Kanzlei-Rechnungswesen compact pro Kanzlei-Rechnungswesen pro Rechnungswesen compact pro Rechnungswesen Einzelplatz pro Rechnungswesen pro

Anpassungen und Erweiterungen in den GoB / GoBS-relevanten Funktionen der DATEV pro-Rechnungswesen-Programme

Einhaltung der GoB / GoBS in der Kanzlei / im Unternehmen

Mit der Einführung der DATEV pro-Rechnungswesen-Programme verändert sich die Rolle des PC-Bestands im Verhältnis zum Bestand im Rechenzentrum. Zukünftig übernimmt das DATEV-Rechenzentrum neben einigen Serviceleistungen, wie z. B. der Datenübermittlung, in erster Linie Archivierungsfunktionen bzw. dient als Sicherungsmedium.
Der PC-Bestand übernimmt somit ohne Einschränkung die Rolle des "Masterbestands". Diese Verschiebung wirkt sich auch auf die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB / GoBS) aus. Mit den DATEV pro-Rechnungswesen-Programmen können Sie zum Beispiel erfasste Buchungsstapel ausschließlich am PC festschreiben. Anders als bisher kann dies nun dazu führen, dass nicht festgeschriebene Buchungsstapel ins Rechenzentrum übermittelt werden. Um den Grundsatz der Unveränderbarkeit von Daten vor der Weitergabe an Dritte (Übermittlung EHUG, GDPdU-Export) einzuhalten, ist die Festschreibung der Buchungsstapel vor der Datenübermittlung ans Rechenzentrum zwingend notwendig. Berücksichtigen Sie dies bei der Organisation Ihrer Buchführung und passen Sie die Prozesse ggf. entsprechend an.
Um Ihnen bei der Einhaltung der GoB / GoBS größtmögliche Sicherheit zu bieten, wurden auch alle DATEV pro-Rechnungswesen-Programme auf Ihre Ordnungsmäßigkeit geprüft und erhielten eine uneingeschränkte Bescheinigung. Die aktuellen Prüfungsberichte finden Sie hier: Dok.-Nr. 0903717
Welche GoB-relevanten Funktionen zum Festschreiben von Buchungsstapeln und im Rahmen von Auswertungen in den DATEV pro-Rechnungswesen-Programmen angepasst und erweitert wurden, ist im Folgenden beschrieben.

1. Buchungsstapel festschreiben
Im Sinne der GoB / GoBS gilt ein Sachverhalt erst dann als gebucht, wenn dieser festgeschrieben ist und somit den Grundsatz der Unveränderbarkeit erfüllt. Zur Einhaltung des Grundsatzes der Zeitgerechtigkeit der Buchführung ist es somit unerlässlich, die Buchungsstapel zeitnah festzuschreiben.
Wenn Buchungsstapel noch nicht festgeschrieben sind, erhalten Sie an folgenden Stellen im Programm einen Hinweis und/oder können sie direkt festschreiben:
- beim Buchen von Belegen
- bei der Übermittlung und Ausgabe umsatzsteuerlicher Auswertungen
- bei der Ausgabe von Jahresabschlussauswertungen (nur Kanzlei-Rechnungswesen pro)
- im Arbeitsbereich RZ-Dienstleistungen (Buchführung bzw. Jahresabschluss)
- bei der Weitergabe an den elektronischen Bundesanzeiger (EHUG) und beim Export nach GDPdU
- beim Abruf der Rechnungswesen-Archiv-DVD

1.1 Belege buchen
So können Sie Belege direkt beim Buchen festschreiben:
1.1.1 Stapel auswählen
[...]
Rechnungswesen compact pro
In Rechnungswesen compact pro können nur zwei Monate parallel bearbeitet werden. Das bedeutet, dass Sie den vorletzten Monat festschreiben müssen, bevor Sie einen Stapel für den aktuellen Monat anlegen können.
[...]

1.2 Übermittlung und Ausgabe umsatzsteuerlicher Auswertungen
Bei der Datenübermittlung (über das DATEV-Rechenzentrum oder über das Telemodul DÜ Rechnungswesen) und bei der Ausgabe von umsatzsteuerlichen Auswertungen (UStVA, USt 1/11, ZM) prüft das Programm, ob für den relevanten Zeitraum noch nicht festgeschriebene Buchungsstapel vorhanden sind. Ist dies der Fall, erhalten Sie eine entsprechende Programm-Meldung. Hier haben Sie nun zwei Möglichkeiten:
- Die umsatzsteuerlichen Auswertungen können Sie auch dann übermitteln bzw. ausgeben, wenn Buchungsstapel noch nicht festgeschrieben sind. Bei der Wertermittlung für die Auswertungen werden alle Buchungsstapel berücksichtigt.
Wählen Sie hierfür den Schaltknopf <Übermitteln/Ausgeben> ohne Festschreibung.
- Über den Schaltknopf Buchungsstapel festschreiben können Sie direkt zur Festschreibung wechseln.

Ausnahme Rechnungswesen compact pro
Im Programm Rechnungswesen compact pro ist es zwingend erforderlich, dass Sie für die Übermittlung und Ausgabe der umsatzsteuerlichen Auswertungen alle Buchungsstapel, die Sie in diesem Programm erfasst haben, bis zum Ende des Auswertungszeitraums festschreiben. Wenn noch nicht alle Stapel festgeschrieben sind, erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Sie können die Ausgabe dann entweder abbrechen oder direkt zur Festschreibung wechseln. Die Buchungsstapel des nachfolgenden Monats müssen hierbei nicht festgeschrieben werden.

1.3 Ausgabe von Jahresabschlussauswertungen (nur Kanzlei-Rechnungswesen pro)
Beim Ausgeben von Jahresabschlussauswertungen (Drucken, Seitenansicht, Export) erhalten Sie eine entsprechende Programm-Meldung, wenn noch nicht alle Buchungsstapel festgeschrieben sind.
Die Auswertungen werden dennoch auf Grundlage aller Buchungsstapel erstellt und ausgegeben. Auch die nicht festgeschriebenen Buchungsstapel werden berücksichtigt.1.4 Arbeitsbereich RZ-Dienstleistungen (Buchführung bzw. Jahresabschluss)
Buchungsstapel aus den DATEV pro-Rechnungswesen-Programmen können Sie grundsätzlich auch dann an das DATEV-Rechenzentrum senden, wenn sie noch nicht festgeschrieben sind. Für eine ordnungsgemäße Buchführung ist es aber notwendig, dass Sie Ihre Buchungsstapel regelmäßig und zeitnah festschreiben.
Das Programm unterstützt Sie dabei auch im Arbeitsbereich RZ-Dienstleistungen (Buchführung bzw. Jahresabschluss). Wenn Sie in der Gruppe Sendedaten das Kontrollkästchen Finanzbuchführung aktiviert haben, wird das Kontrollkästchen Festschreiben bis automatisch aktiviert. Mit dem Senden der Daten werden die Buchungsstapel für den gewählten Zeitraum festgeschrieben.
EB-Werte der OPOS-Konten
Um die direkte Aktualisierung der OPOS-EB-Werte sicherzustellen, wird der Stapel mit den EB-Werten der OPOS-Konten nicht automatisch festgeschrieben.
.....

Aus dem HGB, den GoB usw. kann man m.E. doch eigentlich eindeutig entnehmen, dass Buchungen nachträglich nicht mehr änderbar sein dürfen und somit zeitnah festzuschreiben sind. Warum lässt dann aber gerade die DATEV soviele "Hintertürchen" für eine abweichende Handhabung offen ? Ist die Rechtslage doch nicht ganz so eindeutig ?

SIMBA lässt es, im Gegensatz zu DATEV, nicht zu, dass endgültige JA erstellt werden können, die auf nicht festgeschriebenen Buchungen beruhren. Lexware lässt das Versenden der USt-VA bei offenen Buchungen erst gar nicht zu.

Wann muss man nun festschreiben, bereits monatlich oder erst bei JA-Erstellung ?


Gruß