Datev DMS

[meyer]

ecro schrieb:So auch hier. Ein Mandant hat eine EStE, die einen ganzen 8er Ordner f�llt. Wenn man das in ein Dokument packen w�rde, w�rde man sich dusslig suchen. Also jeweils die Anlage und die Belege, und alles zum Mantelbogen verlinkt.

Wie muss ich mir das von der Vorarbeit her vorstellen? Der Sachbearbeiter hat im Grunde zun�chst eine normale Papierakte mit Ausdruck der Steuererkl�rung und zugeordneten Belegen bzw. Kopien davon und die Akte wird dann anlagenweise eingescannt und entsprechend indiziert und verlinkt?

Das kann ich noch gut nachvollziehen. Wer macht aber diese Arbeit? Die Sekret�rin? Kostet ja sonst doch bei umfangreichen Erkl�rungen einiges an Zeit.

Das Thema interessiert mich sehr und ich werde dranbleiben, wenn ich Zeit dazu finde. Muss allerdings jetzt erstmal abtauchen, da ich zu ersaufen drohe ...

[ecro]

Also es gibt da einen modifizierten RDP-Client, der hei�t.... ach egal, hab den Namen vergessen. Der hat als Kern den normalen mstsc und dann haben die Programmierer da noch Erweiterungen drangeschnitzt.

Und der schafft es, die WTS-Umgebung �ber beide Bildschirme zu ziehen. Das hat zur Folge, dass man die Gr��e der Programmfenster jeweils festlegen muss, denn Vollbild will da keiner haben.

Leider hat das Programm eine schlechte Performance und bietet keine stabile Verbindung zum Remote Server. Deshalb bleibt der mstsc (oder unter Unixoiden: tsclient) die bessere Wahl.

[ecro]

meyer schrieb:Wer macht aber diese Arbeit? Die Sekret�rin? Kostet ja sonst doch bei umfangreichen Erkl�rungen einiges an Zeit.

Ich verstehe nicht ganz, wo der Unterschied liegt zwischen 3 eingescannten Seiten und 300. Die werden in den Stapelblatteinzug gelegt und ab gehts. Da muss man sich ja nicht danebenstellen.

Und im �brigen m�sste man den Ordner ja ohnehin kopieren. Da spart das DMS bereits an der Stelle Zeit, wo ich nur verschlagworte statt zu knicken, zu lochen und abzuheften.

[Catja]

Das Bl�de ist nur, dass die meisten Mandanten (und auch B�ros) noch den Tick mit dem "ich hefte alles zusammen, was zusammen geh�rt" haben, - und da ist mit dem Stapeleinzug Essig.

Im Steuerberater-Magazin war mal ein Artikel �ber eine komplett papierlose mittelgro�e Kanzlei, - die haben eine Angestellte, die nur scannt un verschlagwortet.

[meyer]

ecro schrieb:Ich verstehe nicht ganz, wo der Unterschied liegt zwischen 3 eingescannten Seiten und 300. Die werden in den Stapelblatteinzug gelegt und ab gehts. Da muss man sich ja nicht danebenstellen.

Kurze Zwischenfrage: Berbeiten Sie diese Erkl�rungen (mit dem ganzen Ordner voll Belegen) selbst und haben sowas schon mal durchgescannt?

Das mit dem 300 Seiten durchscannen w�rde ich n�mlich als graue Theorie bezeichnen, das geht nur, wenn die Vorlagen schon so vorbereitet sind, dass die in einem durchgezogen werden k�nnen.

W�re ja sch�n, wenn von Vornherein alles auf A4 und einseitig (oder alles doppelseitig) und nat�rlich nichts geheftet oder geklammert w�re, aber in der Praxis sieht das nun mal ganz anders aus.

Daher meine Frage. Das mit dem Einscannen kann mich mir vorstellen, wenn die Vorlagen gut sind. Das muss aber erst mal selbst geleistet werden, also hat man im Grunde erst mal ein Exemplar selbst erstellt, das in einem durchgezogen werden kann. Sowas kann im Extremfall Stunden dauern.

Ich sehe daher im DMS bisher nur einen zus�tzlichen Arbeitsschritt, der nat�rlich ggf. sp�ter dazu f�hren kann, die Papierakte zu entsorgen.

Ich bin eigentlich ein gro�er Fan von DMS, scheue aber vor Schritten zur�ck, die einen Mehraufwand bei der Erkl�rungsbearbeitung bedeuten. Ferner bin ich allergisch gegen Unterlagen (egal ob Papier oder elektronisch) die sich so darstellen, dass man sich in einem sp�teren Jahr nur noch mit stundenlangem Suchaufwand damit zurechtfindet. Mit anderen Worten: Ich will sofort sehen k�nnen, wie eine Zahl in der Steuererkl�rung zustandekommt. Insofern kommt f�r mich nur eine L�sung mit klaren Vorgaben in Betracht, die dies ausschlie�t.

[ecro]

meyer schrieb:das geht nur, wenn die Vorlagen schon so vorbereitet sind, dass die in einem durchgezogen werden k�nnen.

Nun, hier ging es ja um den Ordner, der die Steuererkl�rung(en) enth�lt. Da man die ja �blicherweise selbst macht, kann man durchaus Einfluss nehmen auf die Scan-Vorbereitung. Beispielsweise, indem man das Tackern unterl�sst oder bereits vorhandene Tackerklammern schon beim Bearbeiten entfernt.


Hier h�tte eigentlich die �berlegung zitiert werden m�ssen, wonach eine Kopie ja ohnehin angefertigt werden muss. Auch da sollte das Papier entsprechend vorbereitet sein.

meyer schrieb:Ferner bin ich allergisch gegen Unterlagen (egal ob Papier oder elektronisch) die sich so darstellen, dass man sich in einem sp�teren Jahr nur noch mit stundenlangem Suchaufwand damit zurechtfindet. Mit anderen Worten: Ich will sofort sehen k�nnen, wie eine Zahl in der Steuererkl�rung zustandekommt.

Aber das ist ja nun keine Frage der Speicherart (also ob nun auf Papier im Schrank oder als Datei im Rechner).

[limo]

Zitat:Die werden in den Stapelblatteinzug gelegt und ab gehts.

Wie sieht es mit so kleinen Kassenquittungen aus?

Was macht ihr wenn ein Teil Duplex ist der andere nicht? Wird alles einzelen gescannt oder alles duplex und dann die leeren Seiten wieder gel�scht?

[ecro]

limo schrieb:Wie sieht es mit so kleinen Kassenquittungen aus?

Ich �berlege grade, wo so ein Tippstreifen vorkommen k�nnte.

Ah.... Bewirtungsbelege. Da tackert der Wirt ja meistens nur seinen Tippstreifen an das Formular. Ja, die muss man dann einzeln auflegen zum Scannen. Zum normalen Kopieren allerdings auch, und deshalb sehe ich hier auch keinen Mehraufwand zum Papierspeicher.

Ein Bogen A6 wird aber anstandslos gefressen vom Scanner. Kontoausz�ge auch.

limo schrieb:Was macht ihr wenn ein Teil Duplex ist der andere nicht? Wird alles einzelen gescannt oder alles duplex und dann die leeren Seiten wieder gel�scht?

Je nach Einzelfall. Sind viele Doppelseiten dabei, lasse zumindest ich die paar wei�en Seiten auch drin, dann passt es, wenn man es sp�ter mal (ebenfalls doppelseitig) ausdrucken muss.

Sind wenige Doppelseiten drin, kann man die vorn oder hinten anordnen oder extra scannen und dann verbinden. Also jenachdem, was am sinnvollsten ist.

Aber nochmal, ich sehe keinen Mehraufwand im DMS, im Gegenteil. Kopieren m�sste ich es doch sowieso. Der Unterschied beginnt erst, wenn ich mich entscheiden muss, die Abbilder auf Papier oder elektronisch aufzubewahren.

Im DMS speichere ich es ab, und es steht jedem zur Ansicht und/oder zur Bearbeitung zur Verf�gung. Die Papierakte muss ich erst mal suchen, und wenn jemand anders auch was braucht aus der Akte, muss er erst mal wissen, dass ich die grade habe.

[meyer]

Scanvorbereitung ist ohnehin klar. Ist ja dasselbe wie Kopiervorbereitung.

ecro schrieb:Ich �berlege grade, wo so ein Tippstreifen vorkommen k�nnte.

Kleinbelege, die nicht irgendwie einfach durch den Scanner gehen, ohne die entweder vorher selbst zu kopieren oder die einzeln zu scannen, kommen haufenweise vor.

Duplex finde ich auch kein kleines Problem. Klassischerweise ist das gro�er Mischmasch, jedenfalls die Formulare sind Duplex bis auf die dreiseitigen. Oder werden die nicht gescannt sondern gesondert ins DMS gestellt? Da kann man entweder wei�e Seiten drinlassen, was wieder nicht sehr freundlich beim Bl�ttern ist oder man macht sich Riesenarbeit und l�scht die raus (oder macht die Mehrarbeit schon beim Scanvorgang).

ecro schrieb:Aber nochmal, ich sehe keinen Mehraufwand im DMS, im Gegenteil. Kopieren m�sste ich es doch sowieso. Der Unterschied beginnt erst, wenn ich mich entscheiden muss, die Abbilder auf Papier oder elektronisch aufzubewahren.

Solche �u�erungen kenne ich von unseren EDV-Spezies, die nahezu keine Einkommensteuererkl�rung bearbeiten, auch zur Gen�ge, finde aber bisher, dass die nicht praxistauglich sind, da sie an der Lebenswirklichkeit, wie die eigenen Unterlagen f�r eine Steuererkl�rung zusammengestellt werden, vorbeigehen. Daher interessiert mich sehr, ob das irgendwo problemlos umgesetzt ist (oder ob die Lebenswirklichkeit entsprechend umgestellt werden k�nnte).

Das Kopieren ist in einem Gro�teil der F�lle bei Einkommensteuererkl�rungen unver�ndert eine ziemliche Fummelei. Man bastelt sich an dieser Stelle ja erst die endg�ltige Version des eigenen Ordners, wie man Sie endg�ltig haben will. Mit einfach durchkopieren ist da irgendwie regelm��ig nicht viel, es sei denn man hat sich bei der Bearbeitung mit entsprechend Mehraufwand das schon entsprechend vorbereitet.

Habe ich das erstmal alles als Papierversion, kann ich das nat�rlich im Stapel einscannen. Das und insbesondere die erforderliche Indizierung, um �bersichtlichkeit herzustellen, sehe ich bisher vollst�ndig als Zusatzaufwand, den ich als Bearbeiter vermeiden m�chte. Sollte das der Sekret�rin aufgedr�ckt werden k�nnen, k�nnte ich es mir noch vorstellen, es muss aber gesichert sein, dass dass das Ergebnis stimmt. Ich horte lieber weiterhin stapelweise Papier als mich stundenlang aufzuregen, dass Dinge nur schwer nachzuvollziehen oder gar nicht zu finden sind, einfach weil man es in dem Dokument nicht findet.

ecro schrieb:Im DMS speichere ich es ab, und es steht jedem zur Ansicht und/oder zur Bearbeitung zur Verf�gung. Die Papierakte muss ich erst mal suchen, und wenn jemand anders auch was braucht aus der Akte, muss er erst mal wissen, dass ich die grade habe.

Der Vorteil ist unbestritten. Allerdings geht es ja ohnehin fast nur um die Belege. Die Steuererkl�rung selbst, Bescheide, Korrespondenz habe ich sowieso im DMS oder im Steuerprogramm. Man muss also nur in Ausnahmef�llen mal zwischendurch an die Akte und man braucht die nat�rlich im Folgejahr, um sich daran langzuhangeln.

Nur zur Klarstellung: Ich rede nat�rlich von F�llen, die einen gewissen Umfang haben. Das ist aber bei uns eher der Normalfall.

[ecro]

meyer schrieb:Solche �u�erungen kenne ich von unseren EDV-Spezies, die nahezu keine Einkommensteuererkl�rung bearbeiten, auch zur Gen�ge, finde aber bisher, dass die nicht praxistauglich sind, .......

Das Kopieren ist in einem Gro�teil der F�lle bei Einkommensteuererkl�rungen unver�ndert eine ziemliche Fummelei. Man bastelt sich an dieser Stelle ja erst die endg�ltige Version des eigenen Ordners, wie man Sie endg�ltig haben will.

Also, es geht ein Ordner mit Originalsteuererkl�rungen, Original-Steuerbescheinigungen, Original-Spendenbelegen usw. und Kopien von Belegen, die nicht im Original mitm�ssen, ans FA.

Im Mandantenexemplar ist es andersrum: Kopien der Steuererkl�rungen, der Spendenbescheinigungen, Steuerbescheinigungen und die Originale vom restlichen Kram.

Also ist an dieser Stelle alles bereits einmal durchkopiert und steht sich 1:1 gegen�ber.

Und jetzt stehe ich an der Stelle, wo ich auch noch ein Exemplar f�r mich behalten m�chte. Ich lege also einen der Akten in kopiererfreundlichen Tranchen in den Stapelblatteinzug und dr�cke auf "Kopier mir das mal" oder auf "Schick ein PDF-Abbild an meine Mail-Adresse".

Und dies ist die Stelle, von der ich nicht wegkomme: Wieso ist das DMS da umst�ndlicher?

Wenn in Villaribo noch der Aktenordnerinhalt gelocht und abgeheftet wird, wird in Villabajo bereits am n�chsten Fall gearbeitet.